BloggG Suite

Word og Excel på Google Drive

Word og Excel illustrert som mennesker som holder hender i en Google Disk-sky.
Temaer i dette innlegget: Excel, G Suite, Google Disk, Google Docs, Microsoft Office, Word

«I vår organisasjon har vi investert mye i opplæring i Word og Excel. Det er dette våre ansatte kan. Hvorfor skal vi gå over til andre produkter som Google Docs og Google Sheets?»

Dette er et kjent argument som ofte dukker opp når en organisasjon tenker på å gå over til å bruke Google Drive (også kjent på norsk som Google Disk). Ingen av oss liker tanken på å kaste til side årevis av oppbygd kompetanse og lære andre måter å gjøre ting på. Word og Excel er jo kjent og kjært for veldig mange. Jeg selv har jo brukt produktene i både Microsoft og OpenOffice, samt suiten som Google tilbyr. Noe av det som slår meg med produktene fra Google er at de er enklere å bruke. Det blir litt som første gang jeg kjørte bil med automatgir: jeg vil helst ikke gå tilbake til vanlig giring etter det. Jeg vil påstå at selv om Word har enormt mange flere knapper og valg enn det Google Docs tilsynelatende har, er dette valg man egentlig trenger? Skal man ikke i 99,9% av tilfellene bare skrive et dokument, kanskje sette inn noen bilder, lenker og grafer, for så å dele det? I slike tilfeller kan man si at «det enkle er ofte det beste», og Google Docs håndterer alle disse oppgavene – raskt!

Det beste av to verdener

Men hva med de resterende 0,1% av tilfellene, hvor du trenger å utføre en oppgave bare Word kan? Vel, på en måte kan du nå få det beste av to verdener. I Google Drive kan du importere og lagre Word-, Excel- og PowerPoint-filer.

MS Word er utbredt, og det er derfor ingen overraskelse at det nærmest forventes at filer som skal deles er docx-filer. Det derimot mange kanskje ikke er klar over er at man enkelt kan eksportere et Google Docs-dokument i Word-format eller PDF, om man skulle ønske det.

Deling

I Googles verden er begrepet å dele filer via mail en litt gammeldags måte å gjøre ting på. I Google’s G Suite deler du heller tilgangen til filen med de eller den du samarbeider med, slik at alle kan jobbe sammen uten å sende filer frem og tilbake.

Dette gjør samarbeid om filer utrolig mye enklere. Man unngår «versjonskaoset» som oppstår når man prøver å jobbe sammen ved å sende filer frem og tilbake.

Ved første test av Google Docs er det mange som stiller seg selv spørsmålet: hvordan lagrer jeg denne filen?  Etter litt fortvilet leting etter lagringsknappen, går det opp for en at filen rett og slett alltid er oppdatert. Alle endringer blir lagret kontinuerlig, noe som gjør at man unngår å miste arbeid på grunn av at filen ikke ble lagret.

Kort oppsummert: Man kan altså, som Google Drive-bruker, motta filer i Word/Excel, lagre filer i samme format, og dele eller sende dem til andre. Om du derimot er avhengig av Microsoft Office på arbeidsplassen, oppdaterer Google i dag funksjonalitetene i hva som tidligere ble kalt «Google Drive plug-in for Microsoft Office» (nå Drive File Stream). Oppdateringene, som vil tre i kraft 26. juni, gjør det enklere å bruke Google Drive uten å måtte forlate Outlook-grensesnittet. Brukerne kan i tillegg kjøre og åpne Drive-filer direkte i menyen, i stedet.

Les mer om oppdateringene her.

Sikkerhet

Men hva med sikkerheten – er det ikke farlig å bare lagre dokumentene i «skyen»? Alle dokumenter lagret på Google Drive er kryptert både i lagret tilstand og i transit til og fra din PC. Dermed blir argumentene for å bytte til G Suite bare sterkere og sterkere. Ettersom Chrome, Android og Gmail også er i Google-universet, blir integrasjonen mot disse tjenestene bare bedre og bedre.

Og dersom du enda skulle være i tvil: Google jobber kontinuerlig med å forsikre seg om at fordelene med AI er tilgjengelige for alle. Allerede nå tilbyr Google Docs stemmestyrt skriving og automatisk oversettelse av dokumentene dine. Mer vil utvilsomt komme!

Denne nettsiden bruker Google Analytics for innsamling av informasjonskapsler. Dette sørger for full funksjonalitet, hjelper oss å tilpasse innholdet og eventuell reklame, og kan bli brukt i analyseformål. Du kan lese mer om vår personvernerklæring her.

OK!